Come scegliere un software kiosk self-order per una catena di ristoranti

Quando si valuta un kiosk self-order per un singolo locale, è relativamente semplice concentrarsi sull’interfaccia, sullo schermo, sui pagamenti e sull’aspetto del totem. Per una catena di ristoranti, però, la scelta del software è un problema diverso.

Il punto non è soltanto capire se il cliente può scegliere il menu, personalizzare un prodotto e pagare in autonomia. Bisogna capire cosa succede prima, durante e dopo l’ordine, e soprattutto quanto il sistema riesca a mantenere coordinati più punti vendita senza impedire alle singole sedi di gestire le proprie esigenze operative.

Per questo, prima di scegliere un software kiosk self-order, conviene valutare almeno sei aree: gestione centralizzata, configurazione locale, integrazione con i sistemi esistenti, flusso di cucina, pagamenti e assistenza.

1. Il primo requisito: gestire la rete senza trattare ogni sede come un progetto separato

In una catena, menu, prezzi, promozioni e configurazioni non dovrebbero necessariamente essere ricreati manualmente su ogni kiosk.

La domanda da porsi è quindi: quali impostazioni posso gestire centralmente e quali posso differenziare per singolo punto vendita?

È una distinzione importante. Un ristorante può avere un menu comune a tutta la rete, ma anche prodotti disponibili soltanto in determinate sedi, prezzi differenti, promozioni locali o specifiche esigenze di layout.

Un software adatto a una rete multi-sede dovrebbe quindi permettere di partire da una configurazione condivisa e introdurre, dove necessario, eccezioni locali.

Cosa verificare

• gestione centralizzata di prodotti, prezzi e contenuti;
• possibilità di applicare configurazioni diverse per sede;
• gestione di promozioni e codici sconto;
• aggiornamento coordinato dei contenuti;
• possibilità di intervenire su una singola location senza modificare l’intera rete;
• gestione di più lingue o valute, quando il progetto lo richiede.

Questa è una delle differenze principali tra un kiosk pensato per un singolo locale e un software progettato per una realtà con più punti vendita.

2. Menu e varianti: non basta che il cliente possa ordinare

Un menu digitale apparentemente semplice può nascondere una struttura piuttosto complessa.

Un cliente può scegliere un prodotto, modificarne la composizione, aggiungere extra, selezionare una variante o acquistare un bundle. In alcuni format possono inoltre essere necessarie informazioni su ingredienti, allergeni e valori nutrizionali.

Per una catena, però, c’è un ulteriore livello di complessità: queste informazioni devono essere mantenute coerenti tra le diverse sedi.

Un buon software kiosk self-order dovrebbe permettere di gestire la struttura del catalogo senza costringere l’azienda a intervenire manualmente su ogni postazione.

Checklist da portare in demo

Sono aspetti meno visibili dell’interfaccia, ma incidono direttamente sul lavoro quotidiano della sede centrale.

3. L’integrazione con POS e cucina è più importante del kiosk stesso

Un kiosk può avere un’interfaccia molto efficace, ma se l’ordine deve essere trasferito manualmente al sistema utilizzato dal ristorante, una parte del vantaggio del self-order si perde.

Per questo, nella scelta del software bisogna guardare oltre lo schermo.

Il percorso dovrebbe essere il più possibile lineare: il cliente seleziona i prodotti, completa l’ordine e il sistema trasmette le informazioni ai sistemi che devono occuparsi del pagamento, della gestione dell’ordine e della preparazione.

Nel caso di Treebyte, StockStore Kiosk può collegarsi ai flussi già presenti nel punto vendita, inclusi POS, sistemi di pagamento e sistemi di cucina o produzione. La soluzione prevede inoltre l’instradamento dell’ordine verso KDS o printer.

Durante la valutazione, chiedere sempre:

• con quali sistemi si integra il kiosk;
• dove viene registrato l’ordine;
• come viene inviato alla cucina;
• cosa succede se un prodotto non è disponibile;
• come vengono gestite modifiche e annullamenti;
• come vengono sincronizzati menu e prezzi;
• quali componenti sono standard e quali richiedono integrazioni specifiche.

La domanda corretta, quindi, non è soltanto “il kiosk funziona?”, ma “come entra l’ordine nel nostro processo operativo?”

4. Il pagamento deve essere parte del flusso, non un passaggio separato

Un altro punto da verificare riguarda il checkout.

Il cliente deve poter arrivare alla conclusione dell’ordine senza incontrare un passaggio poco chiaro tra selezione dei prodotti, pagamento e conferma.

A seconda del format possono essere necessari pagamenti con carta, sistemi digitali o gestione del contante tramite dispositivi dedicati. È quindi opportuno verificare non soltanto quali metodi sono supportati, ma anche come vengono integrati nel progetto complessivo.

StockStore Kiosk prevede pagamenti con carte e sistemi digitali e può gestire anche il contante tramite integrazioni con sistemi di cash management.

Per una catena, inoltre, va chiarito come vengono gestite le configurazioni di pagamento nelle diverse sedi e chi interviene quando cambia una componente del sistema.

5. Upselling e promozioni: utili solo se sono gestibili

Il kiosk introduce un momento interessante nel processo di vendita: il cliente sta scegliendo autonomamente e il software può accompagnarlo nella configurazione dell’ordine.

Extra, upgrade, combinazioni e promozioni possono quindi essere inseriti direttamente nel percorso di acquisto.

Ma anche in questo caso la domanda non dovrebbe essere semplicemente “il software fa upselling?”.

La questione più utile è: come viene configurato e governato l’upselling?

Per una catena può essere necessario applicare una regola a tutti i punti vendita, modificarla per un determinato format o attivare una promozione soltanto in alcune sedi.

StockStore Kiosk consente di configurare suggerimenti, extra, bundle e upgrade e di gestire prezzi differenziati per negozio, codici sconto, coupon e promozioni.

La flessibilità commerciale è quindi interessante soprattutto quando è accompagnata da una gestione ordinata delle regole.

6. Il software deve adattarsi al brand, non il contrario

Il kiosk è un punto di contatto diretto con il cliente, per questo l’interfaccia non dovrebbe sembrare un software generico inserito dentro un totem.

Grafica, immagini, categorie, call to action e percorso di navigazione devono poter essere configurati in funzione del brand e del modello di servizio.

Questo aspetto diventa ancora più rilevante nelle catene, dove l’esperienza dovrebbe rimanere riconoscibile tra sedi diverse pur lasciando spazio alle specificità locali.

La personalizzazione, però, non significa necessariamente sviluppare ogni elemento da zero. È più utile capire quali componenti possono essere configurati autonomamente e quali richiedono l’intervento del fornitore.

7. Assistenza e gestione delle nuove aperture

C’è poi una domanda che spesso arriva troppo tardi: cosa succede quando la catena apre il decimo, ventesimo o cinquantesimo punto vendita?

Il costo del progetto non dovrebbe essere valutato soltanto sulla prima installazione. Bisogna considerare anche il lavoro necessario per aggiungere nuove sedi, configurare nuovi kiosk, aggiornare le impostazioni e gestire eventuali problemi.

In fase di selezione è quindi utile chiedere:

• quanto tempo serve per attivare una nuova sede;
• chi configura il nuovo punto vendita;
• quali costi ricorrenti sono previsti;
• come viene gestito il supporto;
• come vengono distribuiti gli aggiornamenti;
• cosa succede in caso di malfunzionamento del kiosk;
• quali attività possono essere gestite internamente dal team IT o Operations.

Per una catena, la scalabilità non è soltanto il numero massimo di kiosk installabili. È soprattutto quanto diventa semplice gestire il kiosk quando i punti vendita aumentano.

Una checklist per confrontare le soluzioni

Prima di scegliere un software kiosk self-order, può essere utile portare in demo una checklist come questa:

StockStore Kiosk: un approccio pensato anche per le reti multi-sede

Per treebyte il kiosk è una componente del sistema operativo del punto vendita, non soltanto un’interfaccia per prendere ordini.

StockStore Kiosk consente di configurare prodotti, prezzi, varianti, contenuti e promozioni, mantenendo una gestione centralizzata delle sedi e prevedendo configurazioni specifiche quando servono. Può inoltre collegarsi a POS, pagamenti, sistemi di produzione, KDS, loyalty e coupon.

Un altro elemento distintivo è l’approccio software: il kiosk non richiede necessariamente un hardware proprietario, ma può essere installato su configurazioni kiosk compatibili, anche già presenti, in funzione del progetto e delle periferiche necessarie.

Questo permette di affrontare il progetto partendo dal processo che la catena vuole gestire, e solo successivamente definire la configurazione hardware più adatta.

La scelta non dovrebbe partire dal totem

Per una catena di ristoranti, scegliere un software kiosk self-order significa soprattutto decidere come inserire un nuovo canale di ordine all’interno di un sistema già esistente.

Il totem è la parte che vede il cliente, ma dietro ci sono menu, prezzi, promozioni, pagamenti, POS, cucina, configurazioni locali e gestione centrale. Se questi elementi non comunicano tra loro, il kiosk rischia di diventare semplicemente un’altra applicazione da mantenere.

Per questo, prima di confrontare interfacce e dispositivi, conviene ricostruire il flusso completo dell’ordine e verificare come ogni soluzione si inserisce nell’operatività della rete.

È lì che si capisce davvero se un software kiosk self-order è adatto a una catena.