Gestione magazzino mobile: inventari e approvvigionamenti direttamente da smartphone
Durante un inventario, il negozio continua a vendere. Nel retrobottega un addetto conta la merce, mentre il responsabile controlla quali prodotti ordinare per la settimana successiva. Se quantità e richieste vengono annotate su carta e inserite nel gestionale solo a fine turno, diventa più difficile ricostruire cosa è successo nel frattempo.
La gestione magazzino mobile permette di effettuare inventari, consultare le giacenze e inviare richieste di riordino direttamente da smartphone o palmare, mentre si lavora tra scaffali e depositi.
Per utilizzarla bene, però, bisogna definire come queste attività vengono gestite: quando confrontare il conteggio con i dati del gestionale, chi verifica le differenze e chi autorizza gli approvvigionamenti. È da queste scelte che dipende l’utilità dello strumento nel lavoro quotidiano.
Che cosa si può gestire da smartphone
Le app per il magazzino possono avere funzioni e modalità di utilizzo diverse. Alcune servono principalmente a raccogliere conteggi da trasferire successivamente al gestionale; altre sono collegate al sistema aziendale e permettono anche di consultare le scorte o inviare richieste.
La scelta dipende dalle attività che il personale deve svolgere. Se l’esigenza è effettuare un inventario periodico, può bastare uno strumento di rilevazione. Se invece gli addetti devono controllare ogni giorno le disponibilità e richiedere merce, occorre valutare anche il collegamento con il gestionale e il percorso seguito dalle richieste.
In una catena retail, queste attività devono inoltre riferirsi al negozio e al deposito corretti. Il responsabile di un punto vendita può aver bisogno di consultare le proprie scorte, mentre la sede centrale deve coordinare gli approvvigionamenti di tutta la rete.
Prima di confrontare le soluzioni, conviene quindi individuare le operazioni che oggi costringono il personale a tornare alla postazione di backoffice. Sono quelle da cui partire per capire dove il mobile può essere più utile.
Inventario da smartphone: come organizzare il conteggio
Lo smartphone consente di registrare le quantità mentre si conta la merce. La preparazione dell’inventario resta però necessaria, soprattutto quando più persone lavorano contemporaneamente o lo stesso articolo si trova in zone diverse del negozio.
Il responsabile deve assegnare le aree agli operatori e chiarire quali prodotti includere nel conteggio. Sala vendita, retrobottega e depositi vanno considerati separatamente, per evitare che una confezione venga contata due volte oppure dimenticata.
Anche l’unità di misura deve essere chiara. Se un addetto registra sei confezioni da dodici pezzi e un altro inserisce il numero dei singoli pezzi, i risultati non sono confrontabili senza una conversione. Prima di iniziare, tutti devono sapere quale quantità registrare per ciascun articolo.
Se il negozio continua a vendere durante l’inventario
Supponiamo che alle 9:00 il gestionale riporti 20 pezzi di un prodotto. Dieci minuti dopo, l’addetto ne conta 18, ma nel frattempo ne sono stati venduti due. La quantità fisica è corretta: la differenza nasce soltanto dal confronto tra dati riferiti a momenti diversi.
Per evitare questo problema, bisogna stabilire come gestire vendite, consegne e altri movimenti durante l’inventario. Si può sospendere temporaneamente la movimentazione nell’area interessata oppure adottare una procedura che tenga conto delle operazioni avvenute durante il conteggio. La scelta dipende dalle modalità supportate dal software e dalle esigenze del negozio.
Al termine, eventuali differenze devono essere verificate prima di aggiornare la giacenza. La merce potrebbe trovarsi in un’altra zona, una consegna essere ancora da registrare o un reso attendere controllo.
Contare i prodotti e correggere la giacenza sono due attività distinte. Chi effettua la rilevazione segnala ciò che trova; chi autorizza la rettifica verifica lo scostamento e decide come trattarlo.
Controllare le giacenze: leggere il dato prima di decidere
Consultare le scorte dal telefono può aiutare a rispondere a un cliente o a verificare se un prodotto è disponibile nel retrobottega. Prima di usare quella quantità per una decisione, però, bisogna capire a cosa si riferisce.
La giacenza registrata nel gestionale non coincide sempre con la merce disponibile per la vendita. Alcune unità potrebbero essere riservate a un ordine o in attesa di controllo. I prodotti già ordinati al fornitore, invece, possono essere in arrivo ma non ancora presenti in negozio.
In una rete retail conta anche la posizione della merce. Sapere che il deposito centrale ha dieci pezzi disponibili è utile, ma per rifornire lo scaffale occorre conoscere i tempi del trasferimento.
Quando si valuta un’app, conviene quindi controllare quali informazioni vengono mostrate insieme alla quantità: negozio, deposito, eventuali prodotti riservati e data dell’ultimo aggiornamento. Se un’informazione non è disponibile sul dispositivo, il personale deve sapere dove recuperarla.
Una schermata chiara permette all’addetto di distinguere ciò che può vendere subito da ciò che deve ancora ricevere o verificare.
Richieste di riordino: dallo scaffale agli approvvigionamenti
Quando uno scaffale è quasi vuoto, la prima operazione è verificare se il prodotto si trova nel retrobottega. Se manca anche lì, bisogna controllare le consegne previste e valutare quanta merce servirà fino al prossimo rifornimento.
La quantità da richiedere dipende dalle vendite, dai tempi di consegna e dai vincoli del fornitore, come il numero minimo di confezioni ordinabili. Una promozione imminente può aumentare il fabbisogno; nel food, la scadenza dei prodotti può invece limitare la scorta da tenere.
Inviare la richiesta da smartphone permette al responsabile di registrare il bisogno mentre controlla la merce. Occorre poi definire chi riceve la segnalazione e come viene gestita.
In alcune catene, il negozio propone una quantità e la sede centrale decide se acquistare dal fornitore o trasferire prodotti da un altro deposito. In altre, il responsabile locale può ordinare direttamente entro limiti prestabiliti.
Una richiesta di riordino non equivale necessariamente a un ordine al fornitore. Il personale deve poter riconoscere le richieste ancora da approvare e quelle già prese in carico. Questa distinzione è utile anche al cambio turno, quando un secondo operatore potrebbe segnalare una necessità già comunicata.
Gestione magazzino offline: cosa verificare
La connessione può essere debole o assente in alcune aree del negozio, nei depositi e nelle celle frigorifere. Per questo, la possibilità di lavorare offline va valutata negli ambienti in cui il dispositivo verrà utilizzato.
Bisogna prima capire quali attività restano disponibili senza rete. Un’app potrebbe consentire di registrare conteggi, ma limitare la consultazione alle informazioni scaricate in precedenza. Altre operazioni potrebbero richiedere una connessione attiva.
Il punto da chiarire è cosa accade quando il dispositivo torna online. L’operatore deve sapere se i dati sono stati inviati, se una registrazione è ancora in attesa o se occorre intervenire per completare l’operazione.
Va inoltre considerato che, durante il periodo senza connessione, il negozio può continuare a vendere o ricevere merce. Una giacenza consultata offline potrebbe quindi non comprendere gli ultimi movimenti.
Durante la dimostrazione del software, è utile interrompere la connessione, eseguire le attività previste e poi ripristinarla. Questa prova permette di osservare come vengono trasmessi i dati e come sono segnalate eventuali operazioni da verificare.
Come scegliere una soluzione adatta al lavoro in negozio
Per valutare un’app magazzino, conviene utilizzare prodotti e situazioni reali. Un catalogo di prova con pochi articoli non mostra necessariamente le difficoltà che il personale incontra durante un turno.
La dimostrazione dovrebbe comprendere referenze simili, confezioni differenti e almeno un errore di inserimento da correggere. Se è prevista la lettura dei codici a barre, bisogna provarla sulle etichette effettivamente utilizzate in negozio.
Anche il dispositivo va scelto in base al lavoro. Smartphone e palmari possono rispondere a esigenze diverse: contano la frequenza delle operazioni, l’autonomia della batteria, la facilità di utilizzo e le condizioni dell’ambiente.
Sul piano organizzativo, è utile verificare:
- quali attività può svolgere ciascun utente;
- come si accede a un dispositivo condiviso tra più operatori;
- chi può correggere o autorizzare una registrazione;
- quando i dati diventano disponibili nel gestionale aziendale.
Prima di estendere la soluzione alla rete, un progetto pilota in alcuni negozi permette di verificare il risultato sul campo. Si possono confrontare i tempi di conteggio sulla stessa area, il numero di registrazioni da correggere e i passaggi necessari per completare una richiesta di riordino.
Il confronto aiuta a capire quali attività sono migliorate e dove servono ancora modifiche alla procedura o formazione del personale.
Inventari e riordini con StockStore Mobile
Con StockStore Mobile, il personale può effettuare inventari dal telefono, controllare le giacenze e inviare richieste di riordino. La soluzione permette di svolgere attività anche offline, in aree senza rete come magazzini e celle frigorifere.
Queste esigenze si inseriscono nella gestione più ampia della rete, per la quale StockStore Backoffice mette a disposizione funzioni dedicate a magazzino, inventari, trasferimenti e approvvigionamenti, insieme alla gestione di ruoli e permessi.
Per capire come utilizzare il mobile nella propria organizzazione, conviene partire da un’attività precisa: il conteggio di un reparto, il controllo di una referenza o una richiesta di merce inviata dal negozio. Seguire l’operazione dall’inizio alla fine permette di verificare cosa deve fare l’addetto e quali passaggi restano al responsabile o alla sede centrale.
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