Pagamenti POS integrati nel retail: cassa, terminali e controllo di rete

Durante un pagamento con carta, al cliente interessa soprattutto che l’operazione sia semplice e veloce. Dietro al banco, però, la situazione può essere meno lineare: la vendita viene registrata sulla cassa, l’importo inserito nuovamente sul terminale, l’esito verificato e infine associato all’operazione appena conclusa.

Quando cassa e terminale lavorano separatamente, questi passaggi entrano nella routine quotidiana del negozio. In una catena con molti punti vendita e numerose postazioni, però, ciò che sembra un dettaglio operativo diventa un processo ripetuto migliaia di volte.

I pagamenti POS integrati nascono proprio per collegare meglio questi due momenti. Il tema non riguarda soltanto la velocità con cui si incassa: per un retailer strutturato significa anche ragionare su come terminali, software di cassa e infrastruttura di pagamento vengono gestiti all’interno della rete.

Cosa significa avere cassa e POS integrati

Quando si parla di POS integrato si rischia di confondere due concetti diversi.

Esistono soluzioni in cui cassa e terminale di pagamento sono fisicamente riuniti nello stesso dispositivo. È un modello particolarmente diffuso nelle offerte rivolte a negozi e attività di piccole dimensioni, ed è infatti uno degli approcci più presenti oggi nei risultati di ricerca sul tema.

L’integrazione può però avvenire anche a livello applicativo. In questo caso il sistema di cassa e il terminale restano componenti distinti, ma comunicano durante la transazione.

Il caso più immediato è quello dell’importo da pagare. Invece di chiudere la vendita sulla cassa e digitare nuovamente la cifra sul terminale, la richiesta di pagamento può partire direttamente dal flusso di vendita. Il terminale gestisce la transazione e il sistema riceve il relativo esito.

Per l’operatore significa avere meno passaggi da eseguire manualmente, soprattutto nei momenti di maggiore affluenza. Si riduce inoltre una fonte molto concreta di disallineamento: un importo di 46,80 euro registrato sulla cassa non deve essere nuovamente digitato sul POS, con il rischio di trasformarlo per errore in 48,60 euro.

L’integrazione diventa quindi parte del funzionamento della postazione di vendita, anziché un passaggio esterno da gestire dopo aver chiuso lo scontrino.

In una catena il problema non è soltanto incassare più velocemente

Se si osserva una singola cassa, il vantaggio più evidente dell’integrazione è la semplificazione del checkout. Cambiando prospettiva e guardando un’intera rete retail, entrano però in gioco esigenze diverse.

Ogni nuova sede può avere più postazioni e più terminali. Alcuni dispositivi vengono sostituiti, altri spostati; possono cambiare configurazioni, modalità operative e necessità del punto vendita. L’IT centrale deve quindi sapere quali terminali appartengono a ogni sede e avere strumenti adeguati per seguirne la gestione.

È qui che una soluzione pensata per una rete multi-sede si distingue da una configurazione adatta a un singolo esercizio.

Per il cassiere il terminale deve semplicemente funzionare nel momento in cui serve. Per chi governa la rete, invece, diventa importante poter avere una visione più ampia dei dispositivi installati e delle relative configurazioni, evitando che ogni negozio venga gestito come un caso isolato.

Lo stesso principio vale quando la catena cresce. Aprire un nuovo punto vendita non significa soltanto installare una nuova cassa: significa inserirla in un’infrastruttura già esistente, con processi, hardware e sistemi di pagamento che devono continuare a funzionare in modo coerente.

Gestire i terminali POS da una dashboard centralizzata

La gestione della rete è uno degli aspetti su cui le piattaforme di pagamento cloud possono incidere maggiormente.

Adyen, ad esempio, permette di visualizzare dalla propria dashboard lo stato dei terminali dell’azienda, gestirne le configurazioni e ordinare dispositivi nuovi o sostitutivi. La piattaforma è quindi pensata per amministrare una flotta di terminali distribuiti tra diversi store, invece di intervenire soltanto sul singolo dispositivo.

Per una realtà con più sedi, avere questa visibilità cambia soprattutto il modo in cui viene organizzata l’infrastruttura.

Se un terminale deve essere verificato, sostituito o associato a un punto vendita, il controllo non deve necessariamente partire dal negozio. Le informazioni sulla rete possono essere gestite da chi ha una responsabilità più ampia sull’ambiente di pagamento.

Adyen consente inoltre di verificare da remoto la connessione cloud dei terminali e di individuare i dispositivi collegati a uno specifico merchant account o store.

Questo livello di gestione non sostituisce il software di cassa. I due sistemi hanno compiti differenti: uno governa la vendita e i processi del punto cassa, l’altro l’infrastruttura attraverso cui viene gestito il pagamento. Il valore dell’integrazione nasce proprio dal collegamento tra questi due livelli.

Cosa cambia con un’integrazione POS basata sul cloud

In un’integrazione cloud la comunicazione tra software di cassa e terminale non deve necessariamente dipendere da un collegamento diretto sulla rete locale del negozio.

Nell’architettura prevista da Adyen per le comunicazioni cloud, il sistema POS utilizza Internet per inviare la richiesta alla piattaforma Adyen, che la inoltra al dispositivo di pagamento interessato.

Per un IT Manager la differenza è rilevante soprattutto quando deve progettare un ambiente composto da molti punti vendita. L’integrazione viene ragionata come parte di un’architettura centralizzata, mentre i terminali possono essere associati ai rispettivi store e amministrati attraverso la piattaforma.

Questo non significa che la parola “cloud” risolva automaticamente qualsiasi complessità. Prima di scegliere un’architettura è comunque necessario considerare connettività, continuità operativa, modalità di gestione delle eccezioni e rapporto con gli altri sistemi utilizzati in negozio.

Il punto è un altro: il pagamento smette di essere un’isola tecnologica appoggiata accanto alla cassa e può essere inserito in un flusso applicativo più strutturato.

Cosa valutare in un sistema POS integrato per una rete retail

Una catena che sta valutando l’integrazione dei pagamenti dovrebbe quindi andare oltre la scelta del modello di terminale.

Tra gli aspetti da considerare rientrano:

• il dialogo con il sistema di cassa, verificando come viene avviata la transazione e come l’esito del pagamento rientra nel processo di vendita;
• la gestione dei terminali, soprattutto quando i dispositivi sono distribuiti tra numerose sedi;
• la scalabilità dell’architettura, per capire come vengono inseriti nuovi negozi e nuove postazioni;
• la gestione delle eccezioni, perché pagamenti rifiutati, terminali non raggiungibili o problemi di connettività fanno parte dell’operatività reale;
• la visibilità centrale, utile a IT e Operations per avere una lettura della rete senza dipendere dalle verifiche effettuate negozio per negozio;
• l’integrazione con l’ecosistema già presente, evitando di aggiungere un altro strumento isolato rispetto a cassa, backoffice e sistemi aziendali.

Sono criteri meno immediati rispetto alla velocità della singola transazione, ma diventano decisivi quando il numero di negozi cresce.

Treebyte e Adyen: integrare il pagamento nel sistema di cassa

La collaborazione tra Treebyte e Adyen si inserisce in questo scenario.

StockStore POS gestisce le operazioni del punto cassa e può collegarsi a sistemi di pagamento e applicazioni esterne; Treebyte indica inoltre tra le funzionalità della soluzione i pagamenti elettronici integrati e il collegamento della cassa a dispositivi e app di pagamento. La piattaforma è pensata per lavorare sia sulla singola postazione sia con un controllo centrale della rete.

Con l’integrazione Adyen, il processo di pagamento può essere collegato direttamente al sistema di cassa sfruttando l’infrastruttura cloud del provider, mentre la rete dei terminali viene gestita attraverso la dashboard Adyen.

I due livelli rimangono distinti ma comunicano: StockStore POS governa il flusso di vendita e l’operatività della cassa; Adyen gestisce il pagamento e la relativa infrastruttura di terminali.

Per un retailer multi-sede è questo il punto più interessante della collaborazione. L’obiettivo non è semplicemente aggiungere un nuovo terminale al banco, ma inserire il pagamento in un’architettura pensata per essere governata anche a livello centrale.

Quando si apre una nuova sede o aumenta il numero delle postazioni, la gestione dei pagamenti può quindi seguire la stessa logica di rete utilizzata per il resto dell’ambiente retail: configurazioni organizzate, sistemi collegati e una visione più chiara dei dispositivi distribuiti sul territorio.

Il pagamento è un processo di negozio, non un dispositivo a parte

Per chi acquista, il momento del pagamento dovrebbe restare semplice. Per chi gestisce una catena, ottenere quella semplicità richiede invece che i sistemi dietro al checkout siano progettati con attenzione.

Un terminale può svolgere perfettamente il proprio compito anche come elemento indipendente. Quando però casse, negozi e dispositivi aumentano, diventa più utile chiedersi come quel terminale entra nel processo complessivo: chi lo gestisce, come comunica con la cassa e come viene inserito nella rete.

È in questo passaggio che i pagamenti POS integrati assumono un significato più ampio. La questione non riguarda più soltanto il modo in cui il cliente paga, ma il modo in cui l’azienda organizza e governa l’intero flusso di pagamento nei propri punti vendita.